Fatura numarası makul görünüyor, ama yanlış alandan geliyor
Belge çıkarım sistemi faturadan temiz bir karakter dizisi okur ve fatura referansı olarak işaretler. Dizi aslında müşteri hesap numarasıdır. Metin tanıma çok iyi çalışırken iş kaydı yanlış oluşabilir. Değerin makul görünmesi, doğru alanın anlaşıldığının kanıtı değildir.
Belge otomasyonunda çıkarımı kabulden ayırmak gerekir. Çıkarım, kaynak konumlarıyla birlikte değer önerir. Kabul aşaması, bu değerlerle iş kaydı oluşturulup oluşturulamayacağına karar verir. İkisini görünmez tek adım yapmak belirsizliği incelemeyi ve sonucu geri almayı zorlaştırır.
Güven puanı kararın girdisidir
Amazon Textract, güven puanını kullanımın hassasiyetiyle birlikte değerlendirmeyi; belirsiz sonuçları eleme veya daha sıkı insan incelemesine yönlendirmeyi öneriyor. İyi uygulama belgesi koşulsuz kabul yerine ret yolunu destekliyor. Her kurum için evrensel eşik vermiyor.
Güven puanı, faturanın doğru tedarikçiye ait olduğunu veya ödemenin yetkilendirildiğini kanıtlamaz. Bunlar ayrı sorulardır. Karakterler doğru okunmuş, ticari anlam yanlış eşleştirilmiş olabilir.
Kabul kurallarını alan ve işlem seviyesinde belirleyin. Şüpheli açıklama notuyla şüpheli banka hesabı aynı biçimde ele alınmamalı. Her kararın hangi kanıta ihtiyaç duyduğunu ve kanıt yokken ne olacağını yazın. Muhasebe akışına giren makul bir tahmin yerine boş alan bırakmak daha güvenli olabilir.
Yalnız metni değil, ilişkileri doğrulayın
Örnek bir fatura sürecinde tedarikçi, onaylı tedarikçi kaydıyla eşleşmeli. Satın alma siparişi gerekiyorsa ilgili ticari ilişkiye ait olmalı. Toplam ve kalemler, kurumun gerçekten kullandığı muhasebe kurallarıyla tutarlı olmalı. Tarih formatı doğru olan belge, işlem için yanlış belge olabilir.
Normalleştirilmiş değerin yanında özgün değeri de saklayın. Depolama için biçimi değiştirilen tarih kaynağa kadar izlenebilsin. İnceleyen kişinin düzeltmesini yeni çıkarım sonucundan ayırın. Kabul edilen kaydın belgeden neden farklı olduğunu açıklamaya yetecek geçmiş bulunsun.
Mükerrer kayıt kontrolü de bu aşamaya aittir. Aynı eki yeniden işlemek veya iletilmiş kopyasını almak yeni fatura oluşturmamalı. Olası tekrarları tanımak için gereken iş kimliklerini ve belge bağlamını kullanın. Belirsiz eşleşmeyi ilgisiz kayıtlarla sessizce birleştirmek yerine incelemeye gönderin.
İnceleyen kişi gerçekten reddedebilmeli
İnceleme ekranı ilgili belge bölgesini, önerilen değeri, geçemeyen kontrolleri ve kararın sonraki etkisini göstermeli. Kişi alanı düzeltebilmeli, daha iyi belge isteyebilmeli, belgeyi reddedebilmeli veya doğru sorumluya yönlendirebilmeli. Yalnız onayla düğmesi yeterli değildir.
İncelemeyi sürekli onay vermeye dönüştüren ön seçimlerden kaçının. Ekran kuyruğu temizlemeyi teşvik etmek yerine belirsizliği görünür kılsın. Yanlış kayıtlar daha hızlı kabul ediliyorsa inceleme hızı başarı ölçüsü olamaz.
Ret yolunun müşteri veya tedarikçiye dönüşü de olmalı. Reddedilen kayıt kaybolmasın. Gerekçeyi, yeni kanıtı kimin sağlayacağını ve işin son tarihinin etkilenip etkilenmediğini kaydedin. Bu sorumluluk çıkarım modelinin değil, sürecindir.
Bu hafta kabul kararını sınayın
Zor düzenleri, belirsiz referansları ve yinelenen ekleri kapsayan temsilî belgeler toplayın. Çıkarımı çalıştırmadan önce doğru sonucu, oluşturulacak kayıtların sorumlusu olan ekiple kararlaştırın. Kanıtı eksik örnekler de test setinde kalsın.
Yanlış kabul edilenlerle doğru olduğu hâlde reddedilenleri ayrı inceleyin; sonuçları farklıdır. Reddedilen bir belgeyi yenilenmesi, incelenmesi ve çözülmesine kadar takip edin. Sistem neyi kabul ettiğini ve neyi bilinçli olarak iş kaydına dönüştürmediğini açıklayabildiğinde dar bir canlı kullanım kapsamı düşünülebilir.